Ihre E-Mails landen wahrscheinlich vermehrt im Spam. Wie Sie das bemerken und ändern können.

Heiko Mauel
Sep 2022

Die E-Mail ist immer noch einer der effizientesten Marketingmaßnahmen. Umso wichtiger ist es, dass E-Mails sicher & zuverlässig zugestellt werden. Wie kann man einfach erkennen, ob die eigenen E-Mails zuverlässig und sicher im Postfach des Empfängers und nicht im Spamordner landen?

Warum ist die Authentifizierung bei E-Mails und Newslettern überhaupt wichtig?

Grund #1 warum eine funktionierende E-Mail Authentifizierung wichtig ist

Die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails wird durch eine E-Mail Authentifizierung stark erhöht und unschöne Meldungen/Hinweise in verschiedenen E-Mails Programmen werden verhindert.

Sie verbringen viele Stunden damit, interessante E-Mails für Ihre Zielgruppe bzw. Ihre Empfänger zu erstellen. Hat dann eine zuverlässige Zustellbarkeit nicht die oberste Priorität?

Viele Absender bemerken es oft nicht, das Ihre mühsam und mit viel Aufwand erstellten E-Mails nicht im Postfach des Empfängers landen und wenn, dann mit einem Hinweis (Beispiel hier) das diese E-Mail Spam sein könnte und es wird gewarnt auf Links etc. zu klicken.

Achten Sie auf eine funktionierende E-Mail Authentfikation!

Grund #2 warum eine funktionierende E-Mail Authentifizierung wichtig ist

Eine Authentifizierung von E-Mails verhindert den Missbrauch und die betrügerischen Spamversender daran, in Ihrem Namen, bzw. Ihrer Domain E-Mail Spam zu betreiben. Sogenanntes Phishing und Spam wird stark erschwert und so nachhaltig verhindert.

Die Zustellbarkeit von E-Mails ist für Ihr E-Mail-Marketing von essenzieller Bedeutung!

Die Wahrscheinlichkeit, dass E-Mails automatisch im Spamordner landen, ist bei einer nicht funktionierenden Authentifikation sehr hoch!

Täglich landen nicht authentifizierte E-Mails (siehe nächster Screenshot) in meinem Postfach. Und das von „professionellen“ Marketingexperten!

Wie erkennt man nicht authentifizierte E-Mails?

Manche E-Mail Programme zeigen einen auffälligen Hinweis. Andere widerrum nicht.

Der Emaildienst von Google (Gmail) zeigt solch einen Hinweis sehr auffällig. Siehe Screenshot oben.

Aber nur weil der priorisierte E-Mail Client nicht auf nicht authentifizierte E-Mails hinweist, bedeutet das nicht, das es kein Problem gibt!

Oft landen solche E-Mails direkt und ohne Umwege im Spamordner! Ihr adressierter Empfänger übersieht Ihre E-Mail, oder noch schlimmer, er löscht sich aus Ihrem Verteiler, da er fälschlichwerweise annimmt, es handelt sich um eine gefährliche E-Mail.

Oft werden aus Unkenntnis oder Bequemlichkeit wichtige technische Konfigurationen nicht vorgenommen. So verschwenden Sie unnötig Potenzial und generieren weniger Kunden.

Heiko Mauel
IT Berater & Webentwickler

Es gibt ein simples und kostenfreies Onlinetool, um unter anderem die E-Mail Authentifizierung zu überprüfen. Die Google Admin Toolbox mit den MXTools.

Google Admin Toolbox*

* Wird bei einem Klick in einem neuen Fenster geöffnet

Wie kann man mit den MXTools von Google seine E-Mail Authentifizierung überprüfen?

Zuerst im Browser das Onlinetool aufrufen. Tragen Sie Ihre Domain (Domain der E-Mailadresse), in das Feld ein und klicken dann auf den Button mit der grünen Aufschrift PRÜFUNG AUSFÜHREN.

Nach dem Test sieht man entweder eine fehlerhafte oder unvollständige Konfiguration oder eine korrekte Konfiguration. Im nachfolgenden Screenshot sieht man, wie es fehlerhaft aussehen kann:

Hier ist es jetzt dringend anzuraten die Einträge für SPF/DKIM und die DMARC Quarantäneregel zu konfigurieren. Da dies unterschiedlich ist, je nach Provider, ist mein Tipp daher Ihren Hostingprovider diesbezüglich zu kontaktieren. Im nachfolgenden Screenshot sieht man, wie es dagegen korrekt konfiguriert ist:

Hier passen alle Konfigurationen bzgl. SPF/DKIM. Eine DMARC Regel wurde ebenfalls konfiguriert, welche sieht man allerdings nicht. Später mehr zur DMARC Regel.

Was ist und bedeutet SPIF?

SPF steht für Sender Policy Framework.

SPF prüft die Indentität der Absender E-Mailadresse. Es wird geprüft, ob der Absender überhaupt berechtigt ist, E-Mails über diese Domain zu versenden.

Der SPF Eintrag erfolgt auch hier im DNS Server. Nachfolgend sehen Sie meine SPF Einträge auf meinem DNS Server.

Hinweis: Es kann mehrere SPF Einträge geben!

Kontaktieren Sie Ihren Hoster bzgl. SPF Einträge. Wenn Sie z.B. Google Workspace Nutzer sind, finden Sie hier die passenden SPF Einträge für Ihre DNS Konfiguration.

Was ist und bedeutet DKIM?

DKIM ist die Abkürzung für DomainKeys Identified Mail. Soweit so gut.

DKIM ist eine verschlüsselte Header Signatur. Es wird ein öffentlicher und ein privater Schlüssel genutzt.

Der versendende E-Mailserver versieht die E-Mail mit einer verschlüsselten Signatur. Der empfangene Mailserver kann nun, anhand des öffentlichen Schlüssel (dieser ist im DNS Server der Domain hinterlegt und abrufbar) die E-Mail verifizieren bzw. authentifizieren.

Kontaktieren Sie Ihren Hoster bzgl. DKIM Einträge. Wenn Sie z.B. Google Workspace Nutzer sind, finden Sie in Ihrer Google Adminconsole Ihren DKIM Eintrag für Ihre DNS Konfiguration. In der Adminconsole dann unter APPS > GOOGLE WORKSPACE > GMAIL > EMAIL AUTHENTIFIZIEREN

Was ist und bedeutet DMARC eigentlich?

DMARC ist die Abkürzung für Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance.

DAMRC legt fest, wie die Authentifizierung erfolgen soll und was passiert, wenn die Authentifizierung fehlschlägt. Es kann zusätzlich Berichte vom E-Mailserver anfordern, um zu prüfen ob es Authentifizierungsprobleme oder schädliche Aktivitäten mit dem E-Mailversand gibt.

Nicht nur für Google Workspace User ist Google auch hier hilfreich.

Fazit: Richten Sie Ihre E-Mail Authentifikation jetzt ein

E-Mail Marketing ist nach wie vor eine der effizientesten Marketingmethoden. Landen Ihre E-Mails allerdings vermehrt im Spam, verschwenden Sie unnötig Potenzial, Conversions, Kunden und Umsatz. Lassen Sie es nicht soweit kommen!

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